РАЗДЗЕЛ 6. АФІЦЫЙНА-ДЗЕЛАВЫЯ ДАКУМЕНТЫ І ПАПЕРЫ

§1. Паняцце дакумента. Класіфікацыя і рэквізіты дакументаў

У штодзённым жыцці і працы чалавек наладжвае афіцыйныя, службовыя адносіны з іншымі людзьмі, з арганізацыямі, установамі. Гэтыя адносіны рэгулююцца прававымі нормамі, замацаванымі ў законах, указах, пастановах, дагаворах і іншых дакументах.

Дакументамі называюцца адпаведным чынам складзеныя, падпісаныя і засведчаныя справавыя паперы, якімі афармляюцца розныя гаспадарчыя аперацыі, прававыя адносіны і дзеянні юрыдычных асоб і грамадзян[1].

Усе дакументы можна падзяліць на чатыры групы:

1. Распарадчыя дакументы, якія змяшчаюць распараджэнне, заданне кіраўніка прадпрыемства, установы, арганізацыі ці іншых асоб на ажыццяўленне пэўных гаспадарчых аперацый. Да ліку распарадчых дакументаў адносяцца: пастановы, распараджэнні, рашэнні, загады. 

2. Арганізацыйныя дакументы, якія змяшчаюць у сабе інфармацыю пра арганізацыю працы на прадпрыемстве ці ва ўстанове. Да арганізацыйных дакументаў адносяцца: статуты, палажэнні, інструкцыі і г.д.

3. Арганізацыйна-распарадчыя дакументы — прымяняюцца пры афармленні распарадчай і выканаўчай дзейнасці органаў кіравання. Да ліку такіх дакументаў адносяцца пратаколы.

4. Інфармацыйна-даведачныя дакументы, у якіх знаходзіцца інфармацыя або даведка аб тым, як вырашалася тое ці іншае пытанне, дзе знаходзіцца тая ці іншая асоба, якая працуе на данным прадпрыемстве ці ва ўстанове (арганізацыі). Да інфармацыйна-даведачных дакументаў адносяцца: даведкі, дакладныя і тлумачальныя запіскі, зводы, агляды, акты, лісты, тэлеграмы, тэлефонаграмы.

Па форме дакументы можна падзяліць на агульныя, стандартныя і тыпавыя.

Агульнымі з’яўляюцца дакументы, якімі афармляюцца розныя дзеянні і адносіны, напрыклад, загады, службовыя лісты, заявы і пад. На кожны раз тут складаецца новы дакумент.

Стандартныя запаўняюцца ў пэўнай паслядоўнасці і па строга абавязковых правілах. Гэта — даручэнні, камандзіровачныя пасведчанні, даведкі пра заработную плату, з месца жыхарства і пад.

Для тыпавых дакументаў, апрача формы, органы кіравання вызначаюць прыкладны змест.

Кожны дакумент складаецца з асобных элементаў — рэквізітаў (аўтар, адрас, адрасат, дата, подпіс і г.д.). Спынімся на асноўных рэквізітах.

Аўтар дакумента. Аўтарам службовага дакумента могуць выступаць установа, арганізацыя, прадпрыемства. Іх назвы даюцца ў назоўным склоне ў строгай адпаведнасці з устаноўленымі адпаведнымі прававымі актамі найменнямі. Напрыклад:

Установа адукацыі «Гродзенскі дзяржаўны універсітэт імя Янкі Купалы» (а не Гродзенскі дзяржаўны універсітэт імя Янкі Купалы)

Адрас арганізацыі (прадпрыемства, установы). Гэты рэквізіт уключае: індэкс прадпрыемства сувязі, паштовы і тэлеграфны адрас, нумар тэлефона. Напрыклад, адрас педагагічнага факультэта Установы адукацыі «Гродзенскі дзяржаўны універсітэт імя Янкі Купалы» наступны:

вул. Захарава, 32.

Тэл. дэканата: 8 (0152) 75-42-66.

230023, г.Гродна.

Дата дакумента ставіцца пры завяршэнні афармлення дакумента, яна павінна з’яўляцца адначасова датай яго падпісання і адпраўкі. Дата афармляецца арабскімі лічбамі. На яе адводзіцца восем знакаў, напрыклад: 10.02.02. Калі лічба адна, то перад ёю абавязкова ставіцца «0» (08.03.02.). Апрача даты, што ставіцца на дакуменце тым, хто яго склаў, датуюцца таксама ўсе стадыі афармлення і апрацоўкі дакумента: узгадненне, візаванне, зацверджанне, накладанне рэзалюцый, атрыманне дакумента, выкананне.

Адрасаванне дакументаў — указваецца атрымальнік, каму прызначаецца дакументаваная інфармацыя, робіцца на дакументах, якія адпраўляюцца ў іншыя арганізацыі або прыватным асобам, падаюцца кіраўніцтву (заявы, дакладныя і тлумачальныя запіскі) і перадаюцца ў структурныя падраздзяленні (распараджэнні, указы).

Адрасат — складаны рэквізіт, у яго могуць уваходзіць наступныя часткі: назва ўстановы, арганізацыі, прадпрыемства (у назоўным склоне); назва структурнага падраздзялення (у назоўным склоне); назва пасады атрымальніка (у давальным склоне); прозвішча і ініцыялы (у давальным склоне); паштовы адрас.

Наяўнасць ці адметнасць некаторых з пералічаных частак вызначаецца відам дакумента.

Мае свае асаблівасці парадак адрасавання дакументаў замежным карэспандэнтам. Яны адрасуюцца ў арганізацыі або канкрэтнай асобе, звычайна без паказу пасады. Пры гэтым спачатку пішуцца прозвішча і ініцыялы, потым назва арганізацыі, далей яе адрас.