§  13. Свидетельствование верности копий документов и выписок

из них, копии с копии документов

 

Свидетельствование верности копий документов является распространенным нотариальным действием, совершение которого обусловлено в некоторых случаях требованием законодательства, в других – желанием обращающихся лиц.

Процедура совершения данного нотариального действия регламентирована ст. 82–83 Закона о нотариате, гл. 22 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий.

В соответствии с п. 1 ст. 82 Закона о нотариате нотариусы, уполномоченные должностные лица свидетельствуют верность копий документов и выписок из них, выданных гражданами и юридическими лицами, при условии, что эти документы:

- не противоречат законодательству Республики Беларусь;

- имеют юридическое значение;

- свидетельствование верности копий и выписок из них законодательством Республики Беларусь не запрещено.

Нотариус свидетельствует верность копий документов, выписок из них, копии с копии документов, выданных в соответствии с требованиями законодательства, действующего на день выдачи этих документов.

Обобщением нотариальной практики установлено, что в нотариальные конторы часто представляются документы, содержание которых противоправно, например доверенность без даты ее выдачи, договор дарения от имени малолетнего, или содержащие сведения, порочащие честь и достоинство гражданина, деловую репутацию юридического лица. Нотариус не свидетельствует верность копии с таких документов[1].

За свидетельствованием копии документа или выписки из него, копии с копии документа может обратиться любое лицо, в том числе лицо, не являющееся владельцем документа.

Копия документа, выписка из него, копия с копии документа могут быть исполнены рукописно либо с использованием технических средств, за исключением факсимильных аппаратов. Рукописная копия документа пишется четко и разборчиво на стандартных листах, не допускается писать карандашом, красными и зелеными чернилами, очень мелким почерком, делать многочисленные вставки, ссылки, исправления.

Текст копии документа, выписки из него, копии с копии документа должен соответствовать оригиналу, содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений.

В процессе решения вопроса о возможности свидетельствования верности копии документа нотариус должен учитывать, что документ имеет юридическое значение при наличии в нем обязательных для данного вида документа реквизитов: наименования организации, выдавшей документ, даты его выдачи и регистрационного номера, печати учреждения, выдавшего документ, и подписи лица, ответственного за выдачу документа.

В соответствии с п. 203 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий не подлежат свидетельствованию копии документов и выписок из них:

- если свидетельствование копии запрещено законодательством Республики Беларусь, в частности, документы, содержащие сведения, не подлежащие разглашению в силу их секретности и имеющие гриф «секретно» или «совершенно секретно», в тексте документа содержится отметка о запрещении свидетельствования копии с него (копированию не подлежит);

- если документы представляют собой изложение сделки, заключенной между физическими лицами или с участием физических лиц, в простой письменной форме;

- если это брошюры, газетные публикации и другие печатные издания;

- если документы выданы органами, регистрирующими акты гражданского состояния, и архивами органов, регистрирующих акты гражданского состояния, управлений юстиции облисполкомов, Мингорисполкома, если в них имеются исправления, в том числе оговоренные.

В соответствии со ст. 82 Закона о нотариате верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется в тех случаях, когда подлинность его подписи на документе засвидетельствована нотариусом, уполномоченным должностным лицом, должностным лицом дипломатического представительства или консульского учреждения Республики Беларусь или любым из должностных лиц, указанных в п. 1 и 4 ст. 51 Закона о нотариате.

Если в свидетельстве о рождении имеется штамп с отметкой о выдаче паспорта, в свидетельстве о смерти – штамп о выдаче компенсации на ритуальные услуги, о назначении пенсии по случаю потери кормильца, в трудовой книжке –о назначении пенсии, в удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии это не отражается.

Верность копии приложения к диплому, выданному в виде выписки итоговых отметок (выписки из зачетно-экзаменационных ведомостей, выписки из зачетной ведомости), свидетельствуется только при предъявлении диплома. В реестре для регистрации нотариальных действий отражаются реквизиты диплома.

Нотариусом может быть засвидетельствована верность копии (выписки) нормативного правового акта Республики Беларусь. В этом случае копия (выписка) изготавливается нотариусом путем копирования текста (соответственно полностью либо частично) нормативного правового акта из единого эталонного банка данных правовой информации на электронном (магнитном) либо бумажном носителе. При изготовлении копии (выписки) нормативного правового акта текст копии (выписки) должен содержать наименование вида нормативного правового акта, его название, дату его принятия (издания), дату принятия (издания) нормативных правовых актов изменяющих, дополняющих его (при их наличии), указание источника официального опубликования нормативного правового акта. Допускается свидетельствование верности копии (выписки) нормативного правового акта, утратившего силу, в этом случае при изготовлении копии (выписки) ее текст дополняется указанием на нормативный правовой акт, которым копируемый нормативный правовой акт признан утратившим силу.

Верность выписки из документа может быть засвидетельствована, если документ, из которого делается выписка, содержит решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

Верность копии с копии документа свидетельствуется только нотариусом и при условии, что верность копии документа засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке выдавшего ее юридического лица, содержать запись о том, что подлинный документ хранится в делах данного юридического лица, а также должна быть засвидетельствована подписью руководителя и заверена печатью выдавшего ее юридического лица (ст. 83 Закона о нотариате).

Нотариус может свидетельствовать только одно последовательное свидетельствование верности копии с копии документа.