§3. Апісанне афармлення некаторых афіцыйна-дзелавых дакументаў 

Адны дакументы маюць сталую, абавязковую форму, другія дапускаюць пэўную варыянтнасць. Даючы апісанне асноўных афіцыйна-дзелавых папер і прыводзячы ўзор іх афармлення[1], мы ставім мэту выкласці найважнейшыя патрабаванні да іх зместу і формы, падаць моўна-стылёвыя сродкі, што ўжываюцца ў розных відах дакументаў.

Аб’ява звычайна даецца, калі неабходна абвясціць, што адбудзецца нейкае мерапрыемства (сход, дыспут, сустрэча з пісьменнікамі, канферэнцыя, заняткі гуртка і г.д.). Яна вывешваецца на відным месцы. У кожнай аб’яве дакладна называецца дата, час і месца правядзення мерапрыемства. Унізе, з правага боку, звычайна паказваецца, хто робіць аб’яву.

Заява пішацца пры неабходнасці афіцыйнага звароту да афіцыйнай асобы, ва ўстанову, грамадскую арганізацыю. У гэтым дакуменце звычайна просяць вырашыць якое-небудзь пытанне (прыняць на вучобу ці работу, у члены арганізацыі і да т.п.).

На ўвесь радок зверху пішацца назва арганізацыі, установа ці пасада, прозвішча, імя, імя па бацьку (ініцыялы) службовай асобы; пасля з правага боку на трэцюю частку радка ў слупок — прозвішча, імя, імя па бацьку таго, хто падае заяву. Пры неабходнасці ўказваецца яго пасада і хатні адрас. Праз адзін-два радкі пасярэдзіне ліста пішуць слова Заява. Праз радок, з абзаца пачынаецца тэкст заявы. Калі да заявы прыкладаюцца дакументы (даведкі, спраўкі, копіі пасведчанняў, рэкамедацыі, акты і інш.), то ў канцы асноўнага тэксту звычайна ідзе іх пералік.

На заяве ўнізе злева праз адзін-два радкі ад асноўнага тэксту ставяць дату, а справа, на гэтым жа радку — подпіс.

Аўтабіяграфія пішацца ад першай асобы. У ёй коратка расказваюць пра свой жыццёвы шлях. Змест аўтабіяграфіі розны, але ёсць агульныя патрабаванні, прытрымлівацца якіх неабходна кожнаму.

Спачатку ўказваецца прозвішча, імя, імя па бацьку, час і месца нараджэння таго, хто піша аўтабіяграфію. Затым называюцца бацькі і месца іх працы на час напісання аўтабіяграфіі. Пасля гэтага коратка гавораць пра гады вучобы, называюць асноўнае з працоўнай і грамадскай дзейнасці, указваюць сваё сямейнае становішча.

Праз адзін-два радкі ад зместу аўтабіяграфіі злева ставяць дату, а справа, на гэтым жа радку — подпіс.

У некаторых аўтабіяграфіях, напрыклад, у людзей творчых, могуць быць падрабязныя апісанні асобных этапаў жыцця і разгорнутыя разважанні. У творчых аўтабіяграфіях толькі прыблізна захоўваецца агульная схема гэтай паперы і праз выклад жыццёвых фактаў выразна выяўляецца асоба чалавека, у аўтабіяграфіях-дакументах паказваюцца галоўныя этапы жыцця.

Распіска — дакумент, які сцвярджае, што ва ўстанове або ад прыватнай асобы атрыманы рэчы, дакументы, грошы.

Распіска складаецца ў наступнай форме: назва дакумента; прозвішча, імя, імя па бацьку, пасада асобы, якая дае распіску; назва установы або асобы, ад якой атрымана што-небудзь; дакладная назва таго, што атрымана з указаннем колькасці або сумы (колькасць ці сума пішуцца спачатку лічбамі, затым у дужках словамі); подпіс атрымальніка (справа); дата напісання распіскі (злева).

Калі распіска мае асабліва важнае значэнне, то подпіс асобы, якая дала распіску, завяраецца ва ўстанове ці ў натарыуса.

Даверанасць пішацца тады, калі каму-небудзь давяраюць атрымаць грошы, пасылку, абсталяванне і іншае. Даверанасць можа выдавацца ўстановай або службовай ці прыватнай асобай. У ёй называецца: а) пасада, прозвішча, імя, імя па бацьку таго, хто давярае; б) пасада, прозвішча, імя, імя па бацьку таго, каму давяраюць; в) што і адкуль неабходна атрымаць; г) дата і подпіс.

Унізе даверанасці, якую выдала ўстанова, падпісваецца кіраўнік і ставіць пячатку. Калі даверанасць дае прыватная асоба, яе подпіс завяраецца на месцы вучобы або працы (у дэканаце, канцылярыі, аддзеле кадраў).

Пратакол пішацца для таго, каб занатаваць усё найбольш важнае з таго, што абмяркоўвалася на сходзе, пасяджэнні і г.д.

У пратаколе абавязкова запісваецца колькасць прысутных, адзначаецца, хто быў старшынёю і сакратаром сходу (пасяджэння), якія пытанні і ў якім парадку абмяркоўваліся, хто дакладваў і выступаў, што пастанавілі.

Той, хто вядзе пратакол, не зможа запісаць усё даслоўна, таму неабходна паслядоўна перадаваць асноўныя думкі выступленняў і дакладна фармуляваць пастановы.

Справаздача расказвае, што і як выканана за адпаведны тэрмін. Гэты дакумент не мае строгай формы. Кожны, хто піша справаздачу, павінен паказаць, як выконвалася заданне, якія цяжкасці давялося пераадолець і што дала праца. У канцы справаздачы неабходна зрабіць вывады і даць свае прапановы. Як і кожная афіцыйная папера, справаздача павінна мець подпіс і дату.

Службовы ліст — гэта дакумент, які з’яўляецца сродкам зносін адной установы з іншымі установамі, арганізацыямі, прадпрыемствамі і прыватнымі асобамі. Лісты афармляюцца на бланках. На лісце назва дакумента не ўказваецца. Рэквізітамі ліста з’яўляюцца: дата, індэкс, адрасат, загаловак да тэксту, тэкст, адзнака пра наяўнасць дадатка (пры неабходнасці), подпіс, прозвішча выканаўцы і нумар яго тэлефона.

Да тэксту службовага ліста ставяцца наступныя патрабаванні: выразнасць, дакладнасць, кароткасць выкладу. Ліст павінен быць прысвечаны аднаму пытанню. Моўныя фармулёўкі, стандартныя звароты і ўстойлівыя словазлучэнні, якія выкарыстоўваюцца ў службовых лістах:

Пачатак дакумента: «Паважаны спадар (спадарыня)..», «Шматпаважаныя спадары,..», «Удзячны Вам за ліст ад…», «Мы былі радыя атрымаць Ваш ліст….», «Пацвярджаем з удзячнасцю, што атрымалі Ваш ліст…», «Ваш ліст ад… атрыманы, намі разгледжаны Вашы прапановы…», «У адказ на Ваш ліст ад … нагадваем, што ….», «У пацверджанне нашага факса паведамляем, што….», «У дадатак да нашага ліста ад…», «Прыносім прабачэнне за затрымку з адказам на…», «Падрабязна разгледзеўшы Вашу прапанову…», «Дэталёва пазнаёміўшыся з Вашым праектам…», «Уважліва даследаваўшы Вашы заўвагі…», «У сувязі з правядзеннем сумесных работ…», «У сувязі з абменам…», «Улічваючы выказаныя заўвагі…», «Лічачы прынцыповым палажэнне…», «Установа не прадвызначае…», «Арганізацыя не плануе…», «Школа не лічыць магчымым…», «Установе не патрабуецца …» і г.д.

Канец дакумента: «Мы разлічваем на паспяховы працяг супрацоўніцтва…», «Мы спадзяемся на Вашу зацікаўленасць у пашырэнні сувязей….» і г.д., а затым праз 2—3 міжрадковыя інтэрвалы друкуецца з абзаца: «З павагай…», «З глыбокай павагай…», але калі ліст пачынаўся са слоў «Паважаны…», «Глыбокапаважаны…», то вышэйадзначаныя спалучэнні не пішуцца.

Па функцыянальным прызначэнні службовыя лісты дзеляцца на: службовыя лісты, якія патрабуюць адказу (ліст-запытанне, ліст-просьба, ліст-зварот, ліст-прапанова, інфарматыўна-тлумачальныя лісты, ліст-прэтэнзія, ліст-забарона) і службовыя лісты, якія не патрабуюць адказу (ліст-папярэджанне, ліст-напамін, ліст-запрашэнне, ліст-паведамленне, цыркулярныя лісты, суправаджальныя лісты).

Ліст-просьба —дакумент, у якім адрасант выражае просьбу пра выкананне якога-небудзь дзеяння, атрыманне дакументацыі ці матэрыяльных каштоўнасцей. Кампазіцыйна ліст-просьба будуецца наступным чынам: выклад прычыны, якая выклікала неабходнасць звярнуцца з просьбай, просьба і чакаемы вынік у выпадку, калі просьба будзе задаволена, а таксама можа выказвацца меркаванне пра падрыхтаванасць да далейшага супрацоўніцтва. Пры складанні могуць выкарыстоўвацца наступныя моўныя выразы: Просім даслаць нам прапанову на…; Просім Вас паведаміць, ці зможаце Вы…; Мы будзем удзячны, калі Вы інфармуеце нас пра магчымасць паставіць нам… і да т.п.

Ліст-прапанова — гэта дакумент, у якім выказваецца прапанова прадаўца, экспарцёра аб жаданні падпісаць пагадненне з указаннем яго канкрэтных умоў. Прапанова можа быць накіравана ў адказ на просьбу пакупніка, імпарцёра або па ініцыятыве прадаўца, экспарцёра. Пры складанні прапановы выкарыстоўваюцца наступныя моўныя мадэлі: У адказ на Вашу просьбу ад… мы прапануем Вам…; Якасць тавару адпавядае ўзорам, якія мы даслалі Вам разам з каталогам…; Тавар мае сертыфікат якасці … і г.д.

Ліст-напамін — афіцыйна-дзелавы дакумент, у якім напамінаецца пра выкананне пэўных дзеянняў і меры, якія будуць прыняты ў выпадку невыканання гэтых дзеянняў. Такія лісты звычайна маюць у сваім змесце наступныя выказванні: Нагадваем Вам, што згодна з планам работы…; Другі раз напамінаем Вам аб тым, што… і інш.

Ліст-запрашэнне — дакумент, які адрасуецца пэўным асобам або канкрэтным арганізацыям. У гэтых лістах звычайна выкарыстоўваюцца такія моўныя выразы: Прыміце наша запрашэнне…; Дазвольце Вас запрасіць…; Мы будзем удзячныя за ўдзел… і г.д.

Ліст-пацвярджэнне — дакумент, які пацвярджае атрыманне іншых дакументаў або матэрыялаў, тэлеграм і пад. У сваім змесце могуць мець такія выразы: Даводзім да Вашага ведама, што прапанова прынята …; Пацвярджаем атрыманне запрошанай дакументацыі… і г.д.

Суправаджальны ліст складаюць у выпадку адпраўкі адрасату дакументаў, якія патрабуюць дадатковага тлумачэння па іх выкананню. У іх указваецца, для чаго накіраваны асноўны дакумент, што з ім неабходна зрабіць і ў які тэрмін. Можна ўжываць наступныя выразы: Дасылаем дакументы, якія неабходна да… падпісаць і заверыць пячаткаю…; Атрыманыя дакументы размножце, падпішыце, заверце і дзве копіі дашліце на адрас… і г.д.

Дагаворны ліст — дакумент, які пацвярджае факт адпраўкі пагадненняў, дагавораў. Такія лісты звычайна маюць у сваім змесце наступныя выказванні: Накіроўваем Вам … экземпляры падпісанага намі дагавора №… ад …на аказанне платных адукацыйных паслуг…; дасылаем падпісанае з нашага боку пагадненне № … ад …; Просім Вас даслаць адзін экземпляр пагаднення… і г.д.

Ліст-запыт — афіцыйна-дзелавы дакумент, які ўяўляе сабой зварот асобы ці арганізацыі, што жадаюць, каб ім растлумачылі якое-небудзь пытанне або засведчылі які-небудзь факт. Такога тыпу лісты павінны быць даволі кароткімі, са спасылкай на адпаведныя нарматыўныя дакументы, дасягнутыя раней дагаворы, ранейшыя лісты. Можна ўжываць наступныя выразы: Згодна з палажэннем №… ад …, ці маем права на …; Адпаведна загаду №… ад…, калі неабходна прадставіць справаздачу … і г.д.

Гарантыйны ліст — дакумент, які мае на мэце афіцыйна пацвердзіць пэўныя абяцанні (умовы), якія адрасуюцца канкрэтнай асобе або цэламу прадпрыемству. Напрыклад, можна выкарыстоўваць наступныя выразы: Гарантуем, што згодна з дагаворам № … ад … абсталяванне ў кабінетах будзе ўстаноўлена…; Абяцаем, што згодна з інструкцыяй № … ад… гарантыйны тэрмін абслугоўвання … і г.д.

Лісты-паведамленні —паведамляюць або сцвярджаюць пра наяўнасць ці адсутнасць чаго-небудзь. Звычайна яны пачынаюцца словамі: Даводзім да Вашага ведама, што…; Адносна Вашага пытання паведамляем…, Адпаведна загаду №… ад… сцвярджаем, што…і г.д.

Інфарматыўныя лісты — з’яўляюцца разнавіднасцю лістоў-паведамленняў. Асноўная мэта гэтых лістоў — прапаганда дзейнасці пэўнай арганізацыі або рэклама пэўнай прадукцыі. У змесце інфарматыўных лістоў могуць быць наступныя выразы: Адміністрацыя інфармуе, што… адбудзецца…; Плануецца правесці…; Мяркуецца разгледзець… і г.д.

Цыркулярныя лісты — афіцыйныя лісты, якія дасылаюцца ва ўсе падведамасныя арганізацыі ці падначаленым службовым асобам. Яны часцей за ўсё носяць распарадчы характар і змяшчаюць інфармацыю аднаго і таго ж зместу.

Рэзюме – сучасны жанр афіцыйна-дзелавога стылю; пісьмовы тэкст з кароткай інфармацыяй пра сябе, які складаецца чалавекам, што шукае работу, для наступнай прапановы работадаўцу.

Рэзюме складаецца наступным чынам:

1. Слова «Рэзюме» не пішацца, загалоўкам дакумента з’яўляюцца прзвішча, імя, імя па бацку, выдзеленыя адпаведным шрыфтам.

2. Указваецца дакладны дамашні адрас, тэлефон або іншы сродак хуткай сувязі.

3. Асабістыя дадзеныя: грамадзянства, дата і месца нараджэння, сямейнае становішча; калі ёсць дзеці, указаць дату іх нараджэння.

4. Мэта, з якой пішацца рэзюме: г.зн. пасада, якую хоча атрымаць суіскальнік.

5. Адукацыя: характарызуецца апісаннем кожнага факта: указваецца дата пачатку і заканчэння навучальнай установы. Калі адукацыя праходзіла па некалькіх ступенях, то спачатку ўказваецца самая высокая ступень, г.зн. звесткі падаюцца ў адваротным храналагічным парадку.

6. Вопыт работы адлюстроўваецца інфарматыўна: указваецца месца работы (пачынаецца з апошняга і далей у адваротным парадку), пасада, стаж работы на дадзенай пасадзе. Абсалютная паўната звестак не абавязковая: суіскальнік мае права выдзеліць тую частку сваёй практычнай дзейнасці, якая з’яўляецца важнай для прапаноўваемай вакансіі.

7. Прафесійнае навучанне (прафесійныя навыкі) можа быць звязана з вывучэннем замежнай мовы, авалодваннем камп’ютэрам (спецыяльныя курсы, практыка, стажыроўкі і г.д.).

8. Якасці асобы.

9. Захапленні.

10. Дата складання рэзюме.

Моўнае афармленне тэксту рэзюме, як і іншых дакументаў афіцыйна-дзелавога стылю, патрабуе лаканічнасці, дакладнасці, стандартызацыі пры падачы інфармацыі.