§ 9. Нотариальное делопроизводство

 

Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом о нотариате и правилами, утверждаемыми Министерством юстиции Республики Беларусь по согласованию с республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству. Так, постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 26 октября 2006 г. № 64 утвердило Правила нотариального делопроизводства[1] (далее – Правила нотариального делопроизводства). Данные Правила распространяются на всех должностных лиц, наделенных правом осуществлять нотариальную деятельность. Дипломатические агенты дипломатических представительств и консульские должностные лица консульских учреждений Республики Беларусь, уполномоченные должностные лица местных исполнительных и распорядительных органов также руководствуются ими при совершении нотариальных действий, если законодательство, регулирующее делопроизводство в этих учреждениях и органах, не предусматривает иное.

Нотариальное делопроизводство включает:

– подготовку, оформление, регистрацию, учет, выдачу, хранение и использование нотариальных документов и документов, на основании которых совершены нотариальные действия;

– ведение реестров, книг, журналов регистрации (учета), в которых регистрируются (учитываются) нотариальные документы и документы, на основании которых совершаются нотариальные действия;

– оформление, регистрацию и учет документов по истребованию и предоставлению нотариусами сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия;

– оформление, передачу, регистрацию, учет и хранение нотариусами сведений (документов) о совершении нотариальных действий (специальных формуляров о регистрации финансовой операции, сведений о нотариальном удостоверении права на наследство и договоров дарения в налоговые органы);

– прием, учет, подготовку, оформление, размножение (тиражирование), контроль исполнения, хранение и использование организационно-распорядительных документов, образующихся в деятельности государственной нотариальной конторы, частного нотариуса;

–  порядок и сроки рассмотрения обращений граждан;

–  подготовку, оформление, исполнение нотариусами документов (просьб) об оказании правовой помощи;

– оперативное хранение документов в государственной нотариальной конторе, у частного нотариуса, их подготовку к передаче в ведомственный нотариальный архив (п. 3 Правил нотариального делопроизводства).

Нотариальное делопроизводство ведется на одном из государственных языков Республики Беларусь, то есть русском или белорусском языке. В том случае, если гражданин, обратившийся за совершением нотариального действия, не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформляемых документов должны быть переведены ему нотариусом, если нотариус владеет соответствующим языком, либо переводчиком, известным нотариусу или уполномоченному должностному лицу, совершающим нотариальное действие. Заведомо неправильный перевод влечет ответственность в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь (п. 3, 4 ст. 20 Закона о нотариате).

Ответственность за организацию делопроизводства возлагается на руководителя государственной нотариальной конторы. Ответственность за организацию делопроизводства при осуществлении частной нотариальной деятельности возлагается на частного нотариуса (п. 6 Правил нотариального делопроизводства).

Непосредственный контроль за соблюдением правил нотариального делопроизводства государственными нотариусами и уполномоченными должностными лицами осуществляют главные управления, управления (отделы) юстиции, а частными нотариусами – главные управления, управления (отделы) юстиции совместно с Белорусской нотариальной палатой (п. 2 ст. 20 Закона о нотариате).

Для регистрации (учета) нотариальных документов и документов, на основании которых совершаются нотариальные действия, в соответствии с п. 15 Правил нотариального делопроизводства в государственной нотариальной конторе, частным нотариусом заводятся следующие книги:

– книга учета наследственных дел;

– алфавитная книга учета наследственных дел;

– книга учета заявлений о принятии мер по охране наследства и (или) управлению им;

–  книга учета ценностей при принятии мер по охране наследства;

– алфавитная книга учета завещаний;

–  алфавитная книга запрещений отчуждения недвижимого имущества и арестов;

– приходная книга учета депозитных операций;

– расходная книга учета депозитных операций;

– книга регистрации заинтересованных лиц об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия;

– алфавитная книга регистрации заинтересованных лиц об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия.

Реестры, книги, журналы должны быть прошиты, листы их – пронумерованы.

Для осуществления нотариальной деятельности в соответствии со ст. 21 Закона о нотариате государственному нотариусу выдаются печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, наименованием государственной нотариальной конторы, указанием порядкового номера печати, а также штампы удостоверительных надписей и бланки государственной нотариальной конторы.

Частный нотариус имеет печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, указанием своего статуса (частный нотариус), фамилии, собственного имени, отчества, места осуществления нотариальной деятельности, номера специального разрешения (лицензии) на осуществление частной нотариальной деятельности, а также может иметь штампы удостоверительных надписей и бланки нотариального бюро, в составе которого он осуществляет частную нотариальную деятельность.

Лицо, прекратившее осуществление нотариальной деятельности, обязано сдать документы, образовавшиеся в результате этой деятельности, а также печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и штампы удостоверительных надписей.

Нотариальные документы, а также документы, на основании которых они совершены, книги учета и реестры, являющиеся документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, передаются в ведомственный нотариальный архив. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный нотариальный архив, как правило, не подлежат и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Доверенности подлежат уничтожению по истечении трех лет со дня истечения срока их действия.

В архив на хранение поступают нотариальные документы государственных нотариальных контор, частных нотариусов, местных исполнительных и распорядительных органов соответствующей административно-территориальной единицы Республики Беларусь, дипломатических представительств, консульских учреждений Республики Беларусь и представительств Республики Беларусь при международных организациях (п. 8 Положения об архиве).

 

 

Контрольные вопросы

1. Понятие нотариального действия, его отличие от других юридически значимых действий.

2. Классификация нотариальных действий. Нотариальное производство.

3. Основные правила совершения нотариальных действий.

4. Место совершения нотариальных действий. Сроки совершения нотариальных действий.

5. Установление личности гражданина, обратившегося за совершением нотариальных действий, проверка нотариусом правоспособности и дееспособности участников сделки.

6. Проверка подлинности подписей лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий. Порядок подписания нотариальных документов. 

7. Требования к документам, представляемым для совершения нотариальных действий, и к документам нотариального делопроизводства.

8. Совершение удостоверительных надписей и выдача нотариальных свидетельств. Регистрация нотариальных действий.

9. Отказ в совершении нотариальных действий.

10. Обжалование нотариальных действий или отказа в их совершении.

11. Государственная пошлина. Нотариальный тариф.

12. Порядок осуществления нотариального делопроизводства.